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Informativa ex art.13 Regolamento UE 679/2016 per il trattamento di dati personali

Farmadati Italia Srl (nel seguito anche, per brevità, “Farmadati”) informa che il Regolamento Europeo 679/2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, prevede la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali.

Premesso che per «dato personale» si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”; secondo la suddetta normativa ogni trattamento effettuato da Farmadati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, pertinenza, non eccedenza rispetto alle finalità per le quali i suddetti dati vengono raccolti e di tutela della Vostra riservatezza e dei Vostri diritti.

Pertanto, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 Farmadati informa i propri Clienti (effettivi e potenziali), i propri Fornitori, i soggetti Terzi con i quali ha instaurato rapporti per l’espletamento dei servizi (Pubbliche Amministrazioni, Case farmaceutiche, Enti Regolatori, ecc.) e gli Utenti dei servizi di Banca Dati, che potrà trattare dati personali di persone fisiche che li rappresentano e che il trattamento dei dati personali forniti a Farmadati è necessario per espletare impegni contrattuali o richieste precontrattuali, adempiere ad obblighi di legge e rilasciare licenze d’uso delle Banche Dati.

I Distributori delle Banche Dati Farmadati trasmettono a Farmadati Italia i dati dei propri Utenti e sono titolari del trattamento di tali dati. Per essi Farmadati si considera “responsabile del trattamento” ai sensi dell’art. 28 del Reg. UE 679/2016 in quanto effettuato per conto del Distributore. Tale trattamento è comunque necessario per assolvere ai requisiti contrattuali con il Cliente (assistenza sulla Banca Dati).

I dati personali trattati consistono in ogni caso in dati anagrafici e di contatto, oltre che dati a rilevanza contabile e fiscale, dove richiesto dalla normativa di riferimento.

Tutti i suddetti dati, pertanto, verranno trattati per le seguenti finalità:

a) fornire i prodotti/servizi previsti dai rapporti contrattuali in essere fra Farmadati Italia ed il Cliente, compresi i servizi di assistenza sulla Banca Dati finalizzati a soddisfare le richieste del Cliente e/o dell’Utente finale;
b) fornire le informazioni e/o inviare comunicazioni a clienti e fornitori, relative al prodotto/servizio, sia prima (ad esempio attraverso il form di contatto del sito web o richieste pervenute via e-mail), sia dopo la fornitura dello stesso;
c) provvedere a tutti gli adempimenti contabili e fiscali di legge relativi al rapporto contrattuale.

La fornitura di prodotti e l’erogazione di servizi comporta l’acquisizione continua di informazioni da fornitori e da terzi attraverso contatti con le persone fisiche che li rappresentano, tra cui i contatti delle Aziende titolari dei prodotti referenziati nelle Banche Dati.

I dati personali raccolti in tale contesto verranno utilizzati al solo scopo di inserimento e/o aggiornamento delle pertinenti referenze di Banca Dati e, quindi, fornire un servizio alla clientela conforme ai requisiti contrattuali.

Inoltre, i dati personali raccolti sono trattati per legittimo interesse di Farmadati Italia Srl anche per le seguenti finalità:

d) inviare le informazioni e/o offerte sui prodotti/servizi di Farmadati Italia che possono essere ritenute di interesse per il Cliente;
e) verificare la qualità dei prodotti/servizi offerti, anche offrendo servizi post-vendita;
f) inviare comunicazioni ed informazioni commerciali e/o di carattere pubblicitario relative a prodotti, servizi ed iniziative proprie;
g) tutela del credito;
h) difesa in giudizio.

I trattamenti saranno effettuati sia manualmente, sia con modalità automatizzate con l'ausilio di mezzi elettronici, e comprendono, qualsiasi operazione o insieme di operazioni, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione, esclusa la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione.

Farmadati, in qualità di titolare del Trattamento ha comunque adottato misure tecniche ed organizzative adeguate a tutelare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati raccolti. Tali misure sono state valutate idonee a seguito della valutazione di tutti i rischi – con relativa gravità e probabilità di verificarsi - che incombono sui dati personali trattati. Farmadati, per tutelare maggiormente le informazioni ed i dati trattati, ha implementato un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni, certificato ISO 27001 da Organismo accreditato.

Il conferimento dei dati è obbligatorio per consentire a Farmadati l’espletamento delle finalità di cui ai punti a), b) e c) sopra riportati, necessarie per adempiere ad obblighi contrattuali e di legge; in tale caso l'eventuale rifiuto di fornire i dati richiesti potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto stipulato fra le parti, la corretta fornitura del servizio e/o la mancata prosecuzione del rapporto. Per tutte le altre finalità l’interessato può chiedere la limitazione del trattamento solo per determinate finalità oppure la cancellazione di alcuni dati non indispensabili per soddisfare obblighi contrattuali e di legge, in tale caso non si avrà alcuna conseguenza sul rispetto dei requisiti contrattuali, ma ciò potrebbe impedire di ricevere in futuro informazioni sui nostri prodotti/servizi e di usufruire di un servizio personalizzato in funzione delle Vostre esigenze.

I dati forniti potranno essere comunicati a:

società affiliate e/o controllate;
società o studi di consulenza esterni;
società fornitrici di servizi informatici;
internet provider e fornitori di servizi di cloud computing;
fornitori di servizi di invio newsletter;
banche ed assicurazioni;
enti pubblici ed autorità giudiziarie;
studi legali per la tutela del credito;

unicamente per soddisfare gli impegni contrattuali e precontrattuali e adempiere ad obblighi di legge, oltre che per le finalità sopra indicate che ricadono nel legittimo interesse del titolare del trattamento.

I soggetti esterni a Farmadati che trattano dati personali possono configurarsi, a seconda dei casi, come Responsabili del Trattamento, Titolari Autonomi o Soggetti Autorizzati al trattamento.

I dati personali non saranno comunque oggetto di diffusione.

I dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea, salvo il caso dei dati utilizzati per l’invio di newsletter che potranno essere memorizzati in servizi cloud ubicati in Paesi nei quali esiste una decisione di adeguatezza della regolamentazione sulla protezione dati da parte della Commissione Europea.

I dati personali trattati non saranno soggetti a profilazione.

Farmadati Italia Srl si impegna a non cedere mai i dati dei propri clienti a terzi, senza la loro autorizzazione.

I dati personali oggetto di trattamento saranno conservati durante il rapporto contrattuale e, in caso di interruzione del rapporto, verranno conservati il periodo necessario ad assolvere agli obblighi contabili e di legge per dieci anni dall’ultima registrazione.

I dati personali che non devono essere conservati per adempiere a normative cogenti sono comunque conservati per il tempo ritenuto necessario per l’espletamento delle finalità ad essi correlate. In particolare, i dati di contatto utilizzati per inviare comunicazioni ed informazioni, anche a carattere commerciale/promozionale, sono conservati fintantoché l’interessato non manifesta il la volontà di non ricevere più tali comunicazioni.

In generale altri dati di contatto a carattere tecnico-commerciale (dati di clienti, fornitori, referenti Pubblica Amministrazione o partner commerciali) vengono conservati per dieci anni dall’ultimo contatto, ma possono essere conservati anche per un tempo maggiore se contenuti in documenti che costituiscono il know-how aziendale.

I dati personali delle persone che rappresentano le Aziende farmaceutiche titolari dei prodotti referenziati in Banca Dati saranno conservati: tutte le comunicazioni ricevute verranno conservate ai fini della tracciabilità e della storicizzazione dei dati di Banca Dati, per almeno dieci anni dalla comunicazione del dato.

I dati personali degli Utenti che usufruiscono del servizio di assistenza saranno conservati: verrà conservata la copia del messaggio ricevuto, finché sarà ritenuto utile mantenere le informazioni relative alla corrispondenza intercorsa, sia per offrire un servizio di elevata qualità al Cliente finale, sia per poter dimostrare al Cliente e/o a terzi che il servizio Farmadati è stato svolto in conformità ai requisiti contrattuali.

Il titolare del trattamento è Farmadati Italia Srl[1], via San Francesco, 8, 29121 Piacenza (PC). - E-mail: bdf@farmadati.it - Tel. +39 0523 336933 - Fax +39 0523 335391.

Per tutti i trattamenti sopra descritti si riportano di seguito i Diritti dell’interessato.

In ogni momento, Voi potrete esercitare i Vostri diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi degli articoli

15 (“Diritti di accesso dell’interessato”): avete diritto di conoscere quali dati personali stiamo trattando;
16 (“Diritto di rettifica”): avete diritto di modificare i dati personali in nostro possesso, se inesatti o non aggiornati;
17 (“Diritto alla cancellazione”): potete richiedere la cancellazione dei dati personali da noi trattati, se non devono essere conservati per adempiere ad un obbligo legale o contrattuale;
18 (“Diritto di limitazione di trattamento”): potete richiedere che il trattamento sia limitato alle sole finalità necessarie per adempiere ad obblighi contrattuali o legali;
22 (“Diritto di opposizione al trattamento”): potete opporvi al trattamento di dati personali trattati per legittimo interesse del Titolare

del Regolamento UE 679/2016, indirizzando la richiesta al già menzionato indirizzo del titolare del Trattamento, ai fini dell’esercizio dei propri diritti sopra elencati.

È inoltre possibile proporre un reclamo circa il trattamento dei dati personali effettuato dall’Azienda all’Autorità di Controllo Nazionale, ovvero al Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP, www.garanteprivacy.it).

Questa informativa è stata aggiornata l'ultima volta il 18 maggio 2022

[1] Ad eccezione dei dati trasmessi a Farmadati da parte dei Distributori delle Banche Dati. In tal caso, il titolare del trattamento è il Distributore.